向极致效率靠近——数字化采购运营中的发票处理增强方案分享
01 我们的观察和思考
随着企业采购数字化转型的深入发展，从寻源到付款的整体运营流程均已得到了系统覆盖和支撑，自动化程度和效率大幅提升。然而，提升企业运营效率是没有尽头的，因此毕马威一直在思考如何能够在此方面帮助企业不断改进和优化。
在和很多企业财务应付会计的访谈中我们了解到，虽然大多数采购系统和ERP系统已经能够帮助自动处理发票的三单匹配和付款执行等操作，但是他们依然被纸质发票的信息录入、发票合规性校验、电子发票信息浏览和验真等琐碎但又必须的日常操作所困扰，并在这些工作上耗费了大量的时间和精力。请注意，对于应付会计来说，这才只是日常工作的刚刚开始，此时的发票还没有进入到正式的采购业务单据校验匹配环节，这也就意味着后面还有更多复杂的业务场景等待着他们去核实处理，例如订单紧急修改后的交易单据校验，货物超收或退货的发票处理等，预付款与尾款支付等，同时也会包含像多行多税率、差额征收、简易征收等特殊的发票税务处理场景，完成这些工作依然需要一定的时间。那么我们是不是能够设计一款解决方案，把应付会计的时间精力从这些繁琐且规律的事务中尽可能多地释放出来，而投入到更有价值的工作中去呢？
【资料图】
数字化采购运营中发票处理增强方案关注的流程段
针对以上观察到业务细节和痛点，伴随着我们的思考，毕马威结合自身多年来在企业数字化转型，采购管理咨询，以及税务与科技领域的深厚积累和实践经验，打造了数字化采购运营中的发票处理增强解决方案，为寻找业务效率的进一步提升提供了可能和保障。
02 一切从开具发票的那一刻便开始了
全球知名的奢侈品公司和头部的专业服务公司等多家企业已经在使用毕马威的这套解决方案，在其采购运营中获得了发票处理效率的显著提升。
对于这种改进，不少人认为发票处理的效率提升是从企业收到并着手处理供应商寄送的纸质发票或电子发票开始，其实不尽然，这种好处从供应商端开具发票的那一刻便已开始体现。
改进前：发票处理过程中有多处必须的手工操作耗费了大量工作时间
众所周知，在采购系统的支撑下，供应商已经能够配合企业进行采购发票的协同录入和处理，但同时，供应商依然需要把纸质发票线下寄送给企业用户或财务中心进行审核与归档，这一步必不可少。对于供应商来说，这种线上线下的操作很容易产生错误，随之而来的是造成应付会计的困惑和效率损失。供应商在线上是否已经录入了发票信息？录入的信息是否和该笔采购对应的发票一致？如果供应商没有录入发票信息，应付会计依然需要手工去录入，录入之后供应商又去补录线上发票信息怎么办？等等。在应付会计发现异常情况或者问题后，这种效率损失还会进一步传导给企业的采购和终端用户，他们需要进一步和供应商去确认实际的业务情况，增加了各方的沟通成本。
在使用了毕马威的这套解决方案后，供应商仅需将发票寄送至企业便完成了其协同工作（对于电子发票，供应商仅需将文件发送至企业指定邮箱即可），操作更加简单直接，而应付会计在收到票之后统一批量扫描，由系统解析票面信息并进行后续处理。采购的发票处理由发票本身作为信息的单一来源，线上线下信息完全同步拉齐，在简化供应商和应付会计操作的同时保证了信息的一致性和可靠性，消除了发票本身、系统发票、订单信息“对不上”，“对错位”等情况。
改进后：流程步骤明显减少，手工操作大幅下降甚至消除
03 发票信息数字化之后的更多增益
正如上文所提及，发票信息的录入对应付会计而言仅仅是工作的开始，后面还有一系列对发票的合规检查，业务校验，税务处理，异常处理等操作。有了发票信息数字化的基础，通过我们的解决方案，这些环节中涉及手工操作的部分被大幅削减甚至消除，给应付会计带来的主要增益点包括：
全自动的发票真伪查验
系统后台连接国家税务局电子底账库，对发票（以及电子发票）进行真伪和有效状态查验。完全消除登录国家税务总局网站，对发票进行逐张查验的手工工作。
全自动的票面合规性校验
在获取税务局全票面信息后，系统自动对发票进行购买方信息、发票查重、黑名单供应商、连号等情况校验等，完全消除手工工作。
全自动的电子发票原生性校验与预览
无需安装任何电子发票阅读器，系统支持全面的电子发票格式解析，并会对其原生性进行校验，自动识别发票篡改情况。同时，电子发票会统一转换为pdf格式，并传送给采购系统进行预览。
建立企业端进项发票池
系统能够按照税局要求格式统一导出进项发票信息，便于税务团队开展进项税计算及抵扣工作，帮助实现自动化进项税申报。
04 内嵌业务的最佳实践
在对发票信息进行自动化录入与合规性校验后，我们的解决方案已经实现与采购系统的无缝对接，也就是说检验完毕的发票信息会自动传入采购系统进行后续的业务流程。此处，我们提供了更多采购运营中发票处理的领先实践，包括采购单据校验规则，发票对应采购场景辅助信息提示等。这些开箱即用的内嵌设定，能够帮助应付会计更迅速识别特殊的采购业务场景并做出从容应对。具体的效率增益点主要包括：
采购订单号自动校验
采购系统作为订单数据的来源，我们的解决方案能够做到自动校验该发票对应的采购订单号是否存在且有效，确保发票和订单的对应关系。
供应商信息自动校验
紧接着采购订单校验的便是供应商校验，虽然采购订单上已经有供应商名称，但是考虑到中文字符的一些特殊性，如半角全角括号等，我们采用了供应商税号进行唯一性识别和校验。
自动的订单转发票
支持发票和采购订单一对一，一对多，多对一的情况，也支持更为复杂的行级匹配，同时根据金额和收货等条件进行金额计算和优先匹配，为应付会计自动完成订单转发票的主要信息填写工作。
订单未开票金额与发票金额的计算与自动匹配
这一校验规则和机制识别了发票超开的场景，帮助应付会计避免少收多付，重复付款等业务风险。
增值税抵扣标识自动赋予
根据全票面信息的识别情况，自动标识税额是否能够进行抵扣，应付会计无需打开发票扫描件再次预览确认。同时根据企业税务处理规则，税金会被自动赋予相应的入账科目。
税率税码自动赋予
我们的解决方案提供了类似于税务引擎的功能，在发票识别、校验和同步至采购系统的过程中，即根据预置规则校验和并赋予了相应的税率税码，为后续的入账和税务处理提供必要信息。
特殊税种税额计算
对于简易征收、差额征收、员工福利等特殊税务处理情况，我们的解决方案同样能够进行识别并计算税额，免去手工计算和录入的操作步骤。
订单预付款发票金额自动扣减
对于较为特殊的预付款场景，我们的解决方案能够通过订单自动找出并关联预付款的情况，并对尾款发票在数据同步至采购系统时进行相应的扣减，同时相应的标识也会一同标记在发票上，在采购系统完成三单匹配并向ERP同步信息时，提示应付会计进行相应的借贷科目调整。
无订单发票自动标识
由于缺少订单号作为交易标识，对于无订单的发票将仅校验供应商信息，并同步至采购系统进行后续处理。我们的解决方案可以灵活地选择，是在发票录入时即时指定下一步的发票审核人，或是在采购系统中由应付会计指定，再由他们补充订单除供应商以外的关键信息，并提交审批。
发票数据双系统自动比对校验
为确保数据同步一致性，双系统的数据比对校验是该解决方案的原生机制。
05 一些你需要知道的数字
毕马威的这套采购运营发票处理增强方案聚焦特定流程，为供应商，应付会计，采购和请购用户均带来了成倍的效率提升，节约了大量时间，减低了沟通成本，减少了操作复杂度，改善了用户体验。
据统计，该解决方案能够提升约40倍的发票信息录入效率，单张发票信息录入时长可由原先的120秒缩短至3秒。发票合规性校验平均时长可节省约96%，从原先的60秒缩短至2秒。发票从录入到三单匹配完成的时间平均从5分钟降至半分钟不到。
提升自动化程度，向极致效率靠近
尽管有着耀眼的数字，但是我们对解决方案的打磨并不会停止。持续精进的技术，紧跟税务政策的业务理解，对采购数字化转型的深入优化，都将迅速结合并迭代出更加优秀的方案，帮助企业不断向运营效率的极限靠近。
深富远见，洞察细节
毕马威提供的数字化采购运营中的发票处理增强方案，充分体现了我们在企业采购，税务，数据，科技，转型和变革方面强大的综合实力。深富远见，洞察细节。毕马威团队在企业数字化转型的方方面面都有着从大处着眼的大局观，也有从小处着手的务实精神和能力。
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